Bước 1. IEs sẽ tiến hành sàng lọc theo các tiêu chí hợp lệ để tham gia vào VEEIE, tiêu chí hợp lệ bao gồm các tiêu chí về kỹ thuật, xã hội và môi trường. Nếu các tiêu chí hợp lệ được đáp ứng, IEs sẽ lập và trình hồ sơ xin vay lên các PFIs. Ngoài các yêu cầu chuẩn sử dụng trong tập quán thương mại, hồ sơ xin vay sẽ bao gồm nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tính toán năng lượng tiết kiệm được (và kiểm toán năng lượng nếu cần), kế hoạch đấu thầu, phân tích kinh tế và tài chính, các tài liệu an toàn môi trường và xã hội (nếu có yêu cầu).
Thiết kế kỹ thuật và tính toán tiết kiệm năng lượng cần phải được lập bởi các đơn vị tư vấn đạt yêu cầu được cơ quan có thẩm quyền của chính phủ cấp phép. Dự án có thể yêu cầu một công ty tư vấn độc lập thẩm tra thiết kế dự án và tính toán tiết kiệm năng lượng của tiểu dự án.
Bước 2. PFIs có thể nhận được khoản vay lại cho các tiểu dự án TKNL nếu các dự án này đáp ứng các yêu cầu đối với cho vay lại. Khoản cho vay lại được giới hạn tối đa 80% tổng mức đầu tư. Nếu một dự án đáp ứng tất cả các yêu cầu đối với cho vay lại thì PFI đó có thể lập một bộ Hồ sơ xin vay lại bao gồm Yêu cầu vay lại (thư mẫu), Tóm tắt Hồ sơ xin vay lại và tất cả các tài liệu đi kèm cần thiết cho công tác rà soát. Hồ sơ xin vay lại có thể được đệ trình dưới dạng file điện tử lưu trong CD hoặc DVD.
Nếu dự án đã trình hồ sơ xin vay lại đáp ứng tất cả các yêu cầu đối với cho vay lại thì PFI sẽ trình hồ sơ hoàn chỉnh (dạng file điện tử càng nhiều càng tốt) lên WB để xin Không phản đối. Hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm: (i) Yêu cầu thư không phản đối của PFI gửi lên WB; (ii) Hồ sơ xin vay lại; và (iii) Danh mục kiểm tra các yêu cầu đối với cho vay lại của PFI.
Bước 3. WB sẽ rà soát kỹ lưỡng các hồ sơ xin vay lại được đệ trình để xin Không phản đối. Có 3 khả năng sau:
1. WB sẽ phát hành thư Không phản đối;
2. WB sẽ phát hành thư Không phản đối có điều kiện;
3. WB sẽ thông báo với các PFIs là WB không thể phát hành thư Không phản đối và sẽ nêu rõ lý do tại sao
Đối với khả năng 2, PFI phải đảm bảo rằng các điều kiện để được Không phản đối phải được đáp ứng trước khi phê duyệt hồ sơ xin vay lại. Đối với khả năng 3, PFI sẽ đánh giá xem cần phải làm gì để giải quyết những lo ngại của WB. Nếu những vấn đề đó có thể giải quyết được thì trình hồ sơ chỉnh sửa lên WB xem xét. Còn nếu không thì PFI sẽ thông báo cho IEs biết.
WB cam kết rà soát hồ sơ xin vay lại do PFIs trình lên trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận.
Trong trường hợp WB phát hành NOL để tài trợ cho tiểu dự án TKNL thì MOF và MOIT cũng sẽ đồng thời được thông báo để biết và thực hiện/giám sát khoản vay.
Bước 4. Nếu nhận được NOL từ WB, PFIs thông báo cho IE biết là tiểu dự án TKNL nhận được phê duyệt cho vay lại từ VEEIE và IEs sẽ thực hiện khoản vay TKNL theo hiệp định vay vốn và các yêu cầu của VEEIE. Nếu PFI nhận được NOL có điều kiện thì PFI phải đảm bảo rằng IE sẽ hoàn thành các điều kiện trong NOL trước khi phê duyệt hồ sơ xin vay lại.
Bước 5. Nếu hồ sơ xin vay nhận được phê duyệt và có được NOL từ WB thì PFI có thể giải ngân khoản vay từ tài khoản chỉ định. Hướng dẫn chi tiết, quy trình và thủ tục giải ngân được trình bày trong Phần B – Thực hiện khoản vay.
Bước 6. Trong quá trình thực hiện dự án, MOIT sẽ giám sát việc thực hiện tất cả các tiểu dự án đã được phê duyệt và đảm bảo rằng IEs và PFIs thực hiện các dự án TKNL tuân theo các yêu cầu của VEEIE.